Benchmarking des coûts · Services-conseils · Canada
Sachez ce que vos projets d’immobilisations devraient coûter, avant d’approuver le prochain.
Nous transformons l’historique de vos projets en un étalonnage (benchmarking) que vos équipes peuvent utiliser : coûts unitaires normalisés, fourchettes et facteurs de coûts pour chaque type de projet que vous réalisez, des aménagements aux toitures, refroidisseurs et génératrices.
Pour les gestionnaires d’actifs, les dirigeants immobiliers, les gestionnaires et ingénieurs de bâtiments et les directeurs financiers responsables de centaines de bâtiments.
La situation
Cela vous semble familier ?
Le remplacement d’un refroidisseur de 1,2 M$ est approuvé. Personne ne peut dire si c’était un bon prix.
Le plan d’immobilisations de l’an prochain part de celui de cette année, plus un pourcentage.
Un prix négocié de gré à gré arrive, et aucune référence ne permet de le remettre en question.
Deux régions estiment les mêmes travaux et arrivent à des chiffres très éloignés.
Les données de coûts sont aux finances. Les plans et les contrats, aux projets. Personne ne les relie.
Les dépassements sont expliqués après coup, jamais anticipés.
Le problème
Vos données disent ce que vous avez dépensé. Pas si c’était bien dépensé.
Les grandes organisations suivent de près leurs dépenses en immobilisations. Mais un total répond à une question financière, pas à une question de gestion des immobilisations.
Un chiffre financier
1,2 M$
Ce que vous avez dépensé pour remplacer un refroidisseur. Il dit combien, pas si c’était un bon prix.
Un chiffre de gestion des immobilisations
6 000 $ la tonne
Ce que ce refroidisseur de 200 tonnes à condensation par air a coûté par tonne. Vous pouvez le comparer à vos autres projets de refroidisseurs, à l’an dernier, à une autre région.
Pourquoi les projets ne se comparent pas tels quels
Des dates différentes
Un projet de 2018 et un projet de 2025 sont payés en dollars différents.
Des lieux différents
La main-d’œuvre et l’accès coûtent plus ou moins cher d’une région à l’autre.
Des portées différentes
Une toiture refaite avec ajout d’isolant n’est pas le même projet qu’une toiture refaite sans isolant.
Des tailles ou des capacités différentes
Un refroidisseur de 50 tonnes et un de 500 tonnes ne coûtent pas la même chose à la tonne.
En faire la moyenne quand même donne un chiffre qui semble précis, mais qui induit en erreur.
Le résultat
Ce qui change avec un étalonnage
Les mêmes décisions, prises avec un point de référence.
| Décision | Aujourd’hui | Avec un étalonnage |
|---|---|---|
| Budgets de projet | Le dernier projet semblable, ou le chiffre d’un entrepreneur | Une fourchette de coût unitaire pour ce type de projet, cette taille et cette région |
| Plan d’immobilisations | Le plan de l’an dernier, plus un pourcentage | Des cibles établies à partir de vos propres coûts normalisés |
| Prix de gré à gré | Acceptés, ou négociés au jugé | Vérifiés par rapport à votre propre fourchette de référence |
| Approbations | Un total à approuver ou à refuser | Un total, sa fourchette et les facteurs qui l’expliquent |
| Vue du portefeuille | Des régions et des équipes mesurées différemment | Une même échelle pour toutes les régions, années et équipes |
| Leçons apprises | Perdues à la fermeture du projet | Chaque projet alimente le prochain étalonnage |
Notre démarche · 1
D’abord, rendre les projets comparables
Chaque projet passe par les mêmes ajustements, dans le même ordre.
Coût payé
Le coût final, tiré de vos données financières.
Même date
Indexé en dollars d’aujourd’hui.
Même lieu
Ajusté selon l’emplacement.
Même portée
Classé par type, taille et facteurs de coûts. Les éléments non comparables sont mis de côté.
Coût unitaire comparable
Au pied carré, à la tonne, au kW : prêt à comparer.
Notre démarche · 2
Classer chaque projet de la même façon
Chaque catégorie est divisée par type de projet et par les facteurs de coûts qui en font varier le prix, puis comparée selon sa propre unité.
Aménagements
$/pi² · $/employéToiture et enveloppe
$/pi²CVCA et réfrigération
$/tonneÉlectricité
$/kWProtection incendie
$/pi² desserviPlomberie
$/appareilAscenseurs
$/arrêtTravaux extérieurs
$/pi² pavéExemple · le classement d’une toiture
Chaque projet est aussi classé selon sa raison d’être :
Cycle de vie
Systèmes et équipements arrivés à la fin de leur durée de vie utile.
Stratégique
Travaux qui répondent à un besoin de l’organisation : croissance, regroupement, nouvelle façon de travailler.
Réduction des risques
Travaux qui préviennent une défaillance et une interruption des activités.
Conformité réglementaire
Travaux exigés par un code, une norme ou une autorité.
Voir chaque catégorie et ses facteurs de coûts
| Catégorie | Projets types | Classés selon | Unité |
|---|---|---|---|
| Aménagements et travaux intérieurs | Aménagements de bureaux, rénovations intérieures | Ampleur des travaux, superficie, densité (employés par superficie), niveau de qualité, état du bâtiment de base | Pied carré, employé |
| Toiture et enveloppe du bâtiment | Réfection de toiture, remplacement de l’enveloppe | Type de toiture (bardeaux d’asphalte, bitume modifié, membrane monocouche), ajout d’isolant ou non, hauteur et accès du bâtiment, densité des équipements et des pénétrations en toiture, couches enlevées | Pied carré de toiture ou de mur |
| CVCA et réfrigération | Unités de toit, centrales de traitement d’air, unités CRAC et CRAH, refroidisseurs, régulation numérique (DDC) et contrôles | Type et capacité de l’équipement, condensation par air ou par eau, sur le toit ou en salle mécanique, levage par grue, intégration aux contrôles | Tonne de réfrigération, unité |
| Électricité | Remplacement de génératrices, d’ASI (UPS) et de batteries | Capacité, à l’intérieur ou à l’extérieur, type de carburant, inverseurs de source, type de batteries, redondance | kW, kVA |
| Protection incendie | Mise à niveau de l’alarme incendie, systèmes de gicleurs | Type de système (sous eau, sous air, à préaction), superficie protégée, nombre d’appareils, bâtiment occupé | Pied carré desservi, appareil |
| Plomberie | Remplacement des réseaux de plomberie | Tuyauterie remplacée, nombre d’appareils sanitaires, hauteur du bâtiment | Appareil sanitaire, pied carré |
| Ascenseurs | Remplacement d’ascenseurs | Hydraulique ou à traction, nombre d’arrêts, capacité | Ascenseur, arrêt |
| Travaux extérieurs | Réfection du pavage d’asphalte | Planage et resurfaçage ou reconstruction complète, réparation de la fondation, drainage | Surface pavée |
Notre démarche · 3
Puis analyser, pas seulement faire une moyenne
Un étalonnage fiable exige une véritable analyse, et une méthode que tous peuvent vérifier.
Validation des données
Chaque projet est vérifié par rapport à ses coûts réels et à ses documents de construction avant d’entrer dans l’échantillon.
Repérage des valeurs aberrantes
Les projets inhabituels sont signalés et expliqués, jamais retirés ou conservés sans le dire.
Analyse des facteurs de coûts
Nous mesurons quels facteurs font varier le coût unitaire, et dans quelle mesure.
Analyse de sensibilité
Nous montrons comment les résultats changent lorsque des hypothèses clés changent, comme l’indexation, l’emplacement ou la taille du projet.
Des fourchettes, pas un chiffre unique
Chaque étalonnage indique la taille de son échantillon et sa dispersion, pour que vous sachiez jusqu’où vous y fier.
Une méthode réfutable
Les hypothèses et les données sont documentées. Chaque nouveau projet met l’étalonnage à l’épreuve, et celui-ci est corrigé lorsqu’il échoue.
Notre démarche · 4
En tirer de l’information que les équipes utilisent
Exemples de ce que présente le rapport. Les chiffres sont indicatifs seulement. Le vôtre est bâti à partir de vos propres projets.
Réfection de toiture : coût au pi²
Fourchettes indicatives, avant ajustement selon l’emplacement. Même système, autre ville, autre coût.
Valeurs aberrantes, signalées et expliquées
Ce qui fait varier le coût
Estimation comparée au coût final
Mise en œuvre
De vos dossiers à un étalonnage qui fonctionne
Nous mettons l’étalonnage en place dans votre organisation, puis nous le tenons à jour, pour qu’il continue de rapporter après le premier rapport.
- 01
Recueillir
Coûts finaux, factures et documents de construction tirés de vos systèmes.
- 02
Classer
Par type, facteurs de coûts et raison d’être, pour comparer ce qui se compare.
- 03
Normaliser
Même date, même lieu, même portée, avec des données validées.
- 04
Analyser
Aberrations, facteurs de coûts et sensibilité, par rapport à votre historique, aux régions et à vos pairs.
- 05
Rapporter
Des fourchettes et des cibles de coûts unitaires utiles pour le prochain budget.
- 06
Intégrer
Une norme de classement, un gabarit de données et une mise à jour annuelle.
Ce que vous recevez
- Un historique des coûts de vos projets passés, propre, classé et normalisé.
- Des fourchettes de coûts unitaires pour chaque type de projet : au pied carré, à la tonne, au kW, et plus.
- Les facteurs de coûts derrière vos coûts unitaires, et les valeurs aberrantes, expliquées.
- Des fourchettes cibles pour la planification des immobilisations, les budgets de projet et l’examen des prix de gré à gré.
- Une norme de classement et un gabarit de données pour vos futurs projets.
- Un court sommaire pour votre équipe des finances et votre conseil d’administration.
Ce qu’il nous faut
Vos données financières et vos documents de construction.
Les coûts de projets et les factures, ainsi que les plans, devis et contrats. Votre organisation les détient déjà. Rien d’autre pour commencer.
Pourquoi Xenofan
Pourquoi nous pouvons vous aider
à produire des rapports d’étalonnage pour une société cotée en bourse
projets par année dans ce portefeuille
de projets par année
Pendant six ans, notre associé principal a produit des rapports d’étalonnage pour une société cotée en bourse qui réalise des milliers de projets par année, d’une valeur de plusieurs centaines de millions de dollars. Ces rapports sont devenus la référence pour la planification des immobilisations, l’établissement des budgets de projet et la validation des prix négociés de gré à gré.
Trois expertises, une équipe
Ingénierie des coûts
Pour mesurer : coûts unitaires, fourchettes et facteurs qui les expliquent.
Ingénierie du bâtiment
Pour comprendre les systèmes et les conditions derrière chaque coût.
Gestion de la construction
Pour savoir comment les projets se réalisent vraiment, et ce que cela coûte.
Un projet. Un rôle. Jamais les deux.
Nous sommes rémunérés par nos clients seulement. Lorsque nous intervenons comme conseillers sur un projet, nous ne le soumissionnons pas, ne le construisons pas et ne le gérons pas. Vos chiffres sont mesurés par quelqu’un qui n’a rien à vous vendre.
On ne peut pas améliorer ce qu’on n’a jamais comparé.
Martial Youadjeu, associé principal, XenofanProchaine étape
Commencez avec les projets que vous avez déjà.
Dites-nous combien de projets vous réalisez par année, et dans quelles catégories.
- Un appel pour comprendre votre portefeuille et vos décisions.
- Un premier regard sur un échantillon de vos données.
- Une proposition écrite avant que quoi que ce soit commence.