Études de cas
Des budgets qui tiennent, de l'estimation conceptuelle à l'appel d'offres.
Deux mandats qui montrent ce qu'une estimation indépendante et un contrôle des coûts rigoureux changent pour une décision d'investissement : un projet de bureaux, puis un portefeuille national.
Mandats dirigés par Martial Youadjeu, ing., PMP, avant son arrivée au leadership de Xenofan. Les clients sont anonymisés par souci de confidentialité.
Étude de cas 1 · Rénovation de bureaux · Montréal
Une rénovation de bureaux de 3,5 M$, adjugée à 0,02 % du budget validé.
- Le client
- Une société média nationale qui planifiait la rénovation intérieure complète d'un immeuble de bureaux vieillissant de quatre étages, au centre-ville de Montréal.
- La situation
- La direction avait besoin d'un coût total fiable avant d'approuver la demande d'investissement. Une estimation conceptuelle devait confirmer, tôt, que le projet était viable dans le budget prévu.
- Le risque
- L'estimation conceptuelle, bâtie à partir de l'étude d'aménagement, dépassait les attentes. Dans un vieil immeuble plein d'inconnues, un projet approuvé sur une estimation optimiste aurait éclaté à la conception ou à l'appel d'offres.
Coût de construction : de l'estimation à l'adjudication
≈ +500 $, soit 0,02 %. La cible a été maintenue à la fin de la conception schématique et à la fin des plans et devis.
Ce qui a été fait
- 01Estimation conceptuelle à partir de l'étude d'aménagement du client, pour vérifier la viabilité dès le départ
- 02Présentation transparente de l'estimation, puis mesures d'économie établies avec le directeur immobilier, sans sacrifier les objectifs du projet
- 03Réconciliation de l'étendue des travaux et du budget autour d'une cible de construction définie
- 04Contrôle des coûts à deux jalons critiques : après la conception schématique et après les plans et devis
- 05Repérage des écarts entre la conception et l'intention de départ, et ajustements pour réaligner l'étendue des travaux et le budget
Le résultat
Un budget approuvé sans mauvaise surprise.
Le coût total du projet, conception, construction et mobilier compris, a été validé à environ 3,5 M$, avec une cible de construction de 2,5 M$ maintenue aux deux jalons de conception. À l'appel d'offres, le contrat adjugé est arrivé à environ 500 $ de l'estimation validée.
Étude de cas 2 · Portefeuille immobilier national
Le dépassement de budget moyen des projets, réduit de plus de moitié sur un portefeuille national.
- Le client
- Une grande entreprise qui gère un portefeuille immobilier national et investit une centaine de millions de dollars par année en projets d'infrastructure et d'aménagement locatif.
- La situation
- Les projets terminés dépassaient largement leur budget approuvé. À cette échelle, l'imprévisibilité minait la confiance dans tout le plan d'immobilisations, et des pénalités étaient liées à l'atteinte de la cible.
- Le risque
- Sans outils d'estimation fiables ni remise en question indépendante des ordres de changement et des soumissions uniques, les dépassements allaient continuer. Personne dans la chaîne de réalisation n'avait intérêt à contester une estimation optimiste.
Dépassement de budget moyen des projets terminés
Ce qui a été fait
- 01Outils d'estimation et méthodes normalisées pour tout le portefeuille
- 02Formation des équipes de gestion de projets et d'aménagement en gestion des coûts
- 03Soutien aux équipes pour contester les ordres de changement et les soumissions uniques
- 04Audit de centaines de projets terminés pour bâtir une base de preuves
- 05Rapports de benchmark annuels, appuyés sur une base de plus de 3 000 projets
- 06Indicateurs de performance pour suivre l'écart budgétaire d'une année à l'autre
Le résultat
Des budgets défendables, et un plan d'immobilisations crédible.
Au fil du mandat de quatre ans, le dépassement de budget moyen des projets du portefeuille est passé d'environ −85 % à −65 %, puis à −35 % : une réduction de plus de moitié, à mesure que les outils, la formation et le contrôle des coûts prenaient racine. La direction disposait enfin de budgets appuyés sur des données.
Une expérience bâtie des deux côtés de la table.
Avant Xenofan, Martial Youadjeu a estimé, géré et contrôlé des projets côté entrepreneur et côté client. C'est cette double lecture que vos budgets obtiennent aujourd'hui.
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